Шесть советов для проведения видеоконференций: как избежать типовых ошибок

Внезапное появление пандемии коронавируса взяло врасплох многочисленные крупные организации, которые оказались не готовы ко столь масштабным изменениям. Это вынудило руководителей компаний перейти на удаленный режим работы во избежания полного банкротства. Именно поэтому спрос на уникальное программное обеспечение значительно вырос. Разработчики не колебались, посему приготовили новоиспеченным абонентам выгодные условия. Тем временем стоимость их акций заметно приумножилась. Ярким примером являются создатели Zoom, ценные бумаги которых подорожали на 15%. Совершенно все по достоинству оценили дистанционную коммуникацию. Шанс заразиться смертельным инфекционным заболеванием свёлся к нулю, но продуктивность при этом выросла, так как общения между сотрудниками стало гораздо больше. Отныне в онлайн формате проводятся разнообразные встречи и собрания, а некоторым вовсе удается презентовать новые продукты. Не менее важным преимуществом является экономия денег и времени.

Несмотря на широкий функционал оригинальных программ, многие новички продолжают сталкиваться с различными трудностями в процессе виртуальной беседы. Это обычно связано с техническими неполадками, возникающие из-за сбоев в системе компьютера или внешними раздражителями в виде звука отбойного молотка за окном. Что предпринять в возникшей ситуации, чтобы спасти прибыльный контракт, сохранив слышимость и видимость с собеседником? Мы приготовили шесть уникальных лайфхаков, способные оказать необходимую помощь в трудной ситуации. Они сделают онлайн-встречу максимально продуктивной и комфортной.

1. Пользуйтесь качественной камерой и микрофоном
Молодые горе-бизнесмены привыкли в процессе виртуальных переговоров использовать любимые, притягивающие внимание посторонних AirPods. Однако беспроводные наушники такого типа и 3,5-миллиметровый разъём не в состоянии обеспечить пользователю высокое качество связи. Во время делового разговора, важно услышать каждое слово во избежания проблем в будущем. Именно поэтому мы рекомендуем отказаться от устройств, ориентированные на цели бытового характера. В них обычно используют максимально простые микрофоны, интегрированные исключительно для галочки. Если вам необходимо полностью сконцентрироваться на диалоге, дабы не переспрашивать неразборчивые слова, тогда следует приобрести проводную USB-переферию.

Её особенность заключается в опции активного шумоподавления, которая поможет избавиться от городских звуков в виде гула дорожного трафика или ремонтных работ. Также, аксессуары такого типа частенько используют сотрудники офисов с открытым пространством или коворкингов. Оборудование доступно практически всем, так как его стоимость довольно-таки уравновешенная и не требует от покупателей дополнительных покупок. Купить микрофоны можно в нашем онлайн-магазине с быстрой доставкой. Нет нужды посещать магазины электроники. Не стоит забывать о рабочей web-камере, которая может обойтись среднестатистическому работнику за сущие копейки. Она гораздо лучше тех, что встроены в ноутбуки.

2. Активируйте боевую готовность на ПК
Качество видеосвязи определяется не только хорошей веб-камерой, но и отличной скоростью интернета. Позаботьтесь о наличие в домашних условия минимум среднего интернет-соединения. Также большую роль играет производительность персонального компьютера. Во избежания ошибок и ухудшения изображения в целом, изначально закройте все требовательные приложения, среди которых многочисленные вкладки интернет-браузера и графические редакторы по типу Photoshop.

Некоторые пользователи могут оказаться в непростом положении, когда при подключении к видеоконференции их просто-напросто не видно. В этом случае следует проверить и закрыть другие ПО, к которым может быть подключена ваша единственная камера. Среди них нередко встречаются программы для записи экрана или создания видеороликов. Если проблема не решилась, тогда следует оценить состояние Web-камеры, поломку которой сложно заметить. При корректной работе веб-оборудования, перепроверьте настройки, где необходимо указать актуальные параметры.

Как уже было сказано выше, качество сети занимает практически первое место в этом списке. При наличии ужасного соединения, добиться даже средней картинки вам не удастся. При видеобеседах мы рекомендуем использовать проводное подключение. Если на рабочем месте или дома нет возможности напрямую подключиться к роутеру, тогда следует выбрать Wi-Fi, не имеющий ограничений в скорости и обладающий высоким уровнем защиты. Стоит помнить, что если вы решили обменяться секретными файлами со своим собеседником, тогда следует отказаться от использования общественной сети, подключиться к которой сегодня может практически каждый школьник с помощью доступных во всемирной паутине утилит. Злоумышленники за считанные минуты перехватят документы и используют в личных целях. Будьте внимательны!

3. Веб-инструменты для совместного сотрудничества
Как правило, если вы собираетесь объяснить человеку сложную вещь, тогда лучше следует её показать ему. Данное выражение отлично подходит для видеоконференций, где нередко возникает необходимость продемонстрировать график или макет определенной страницы. Программные обеспечения последних версий имеют ряд инструментов, которые помогут вам отобразить в видеочате область вашего рабочего стола для показа презентаций или записи отдельных роликов.

Собираетесь похвастаться результатом проделанной работы перед коллегами или представить начальству совершенно новый продукт, но из-за бытовых трудностей вы не успели закончить презентацию? Не спешите увольняться или просить прощения. Просто покажите папку со всем материалом, понять который в таком образе будет намного легче. Стоит отметить, что современные ВКС-программы могут напрямую транслировать даже сложные окна операционной системы. В этот список входят требовательные 3D-модели и другие приложения графического характера. К тому же нет необходимости покупать дорогостоящие программы у западных разработчиков, так как в сети можно без проблем отыскать бесплатные продукты, среди которых TrueConf, обеспечивающий высокий уровень видеосвязи.

4. Не забывайте делать заметки во время онлайн-беседы
Смоделируйте следующую ситуацию в голове: вы провели продолжительную и эффективную онлайн-встречу. Приняли немало важных решений с партнёром и теперь готовы собрать всё воедино в одном документе. Но в последний момент вы понимаете, что ничего не запомнили, а записи в ежедневнике выглядят как китайские иероглифы. Коллеги также ничего не записали. К кому обратиться за помощью и как не потерять уважаемого клиента? Безусловно, ответа нет. Следует заранее продумать перечисленные нюансы. Мы рекомендуем вести протокол, в котором нужно отмечать принятые договорённости и решения. Это поможет сэкономить время и нервы.

Спасением могут стать специальные программы, автоматически создающие важные заметки в процессе онлайн-беседы. Нужно понимать, что они не всегда оправдывают ожидания юзеров, так как алгоритмы софта не проработаны до мельчайших деталей. К тому же стоимость продуктов такого типа довольно-таки высока. Альтернативным и бесплатным решением является встроенный групповой чат в ВКС-утилиты, где все участники смогут поделиться своим мнением.

Завершив видеоконференцсвязь, соберите сохраненные онлайн-заметки в одном документе и разошлите коллегам. Основательно подготовьтесь к следующей беседе, так как может вам повезет найти более удобный софт, отвечающий всем вашим требованиям.

5. Рабочая атмосфера — залог успеха!
Если ваш город оказался в списке карантинных зон или вы просто любите выполнять работу дома, тогда следует обратить внимание на высококачественные ВКС-решения, которые помогут сохранить темп рабочего процессора в домашних условиях. К примеру популярная утилита Zoom имеет функцию замены заднего фона, что возможно при наличии за спиной однотонной стены. Также необходимо предупредить членов семьи, особенно детей о том, что вы собираетесь провести видеоконференцию. После вашего предупреждения, никто не будет докучать вас бытовыми вопросами.

Перед началом видеобеседы, убедитесь в том, что на вашем столе отсутствую отвлекающие предметы в виде бумаг или детских игрушек. Это поможет полностью сосредоточиться на важных задах, выполнение которых требует ваша работа.

6. Научитесь проводить онлайн-конференции без каких-либо договорённостей
Постепенно о запланированном расписании все забывают. Это неактуально в современных реалиях. Связано это с различными сложностями. Для начала нужно собрать весь рабочий материал, после разослать приглашение на предстоящую встречу в формате онлайн, далее следует проследить о получении участниками всех данных. Трудностей становится гораздо больше, если вы решились внести какие-либо изменения.

Чтобы избежать выше перечисленных проблем, специалисты рекомендуют использовать программные обеспечения, показывающие текущий статус всех будущих участников онлайн-конференции. При их присутствии можно за пару секунд пригласить в беседу и начать обсуждение рабочих моментов. Если коллеги находятся за рулем или просто не готовы ко встрече, тогда они могут установить онлайн-статус «занят» или «не беспокоить».

Итог
Используя предложенные лайфхаки, вы сможете выйти на абсолютно иной уровень корпоративного онлайн-этикета. Общение в видеоформате станет максимально приятным и комфортным, что по достоинству оценят руководители и коллеги.

1. Компьютерные комплектующие не терпят экономии. Лучше сосредоточиться на рабочем моменте, нежели несколько раз переспрашивать один и тот же вопрос;
2. Закройте все программы, требующие подключения вашей камеры. Также не забудьте отключить затратные приложения, которые требуют получения практически всей мощности вашего ПК;
3. Отдайте предпочтение опциям, позволяющие демонстрировать ваш экран, что сделает онлайн-беседу более эффективной и понятной;
4. Делайте заметки в процессе общения, так как невозможно запомнить полученную информацию во время разговора;
5. Откажитесь от оффлайн-конференций, требующие бронирования отдельного зала. Проводите беседы в групповых чатах, поддерживающие видеозвонки;
6. Не планируйте конференции заранее, так как обычно это приводит к полному провалу. Решайте вопрос здесь и сейчас!

Выберите одну постоянную утилиту, способная решить все ваши корпоративные задачи. Не используйте известные мессенджеры по типу Скайпа. Они предназначены исключительно для семейных переговоров.